"Die elektronische Personalakte löst am Standort Villingen-Schwenningen die traditionelle Personalakte in Papierform gänzlich ab."
Die Studienakademie Villingen-Schwenningen wurde vom Präsidium der DHBW damit beauftragt, die Personalverwaltung mittels elektronischer Personalakte in einem Pilotprojekt auf ihre Anwendbarkeit und Umsetzung zu testen und einzuführen. Desideria Zerbo begleitet das Projekt und ist mit der
Umsetzung betraut. „Die elektronische Personalakte löst am Standort Villingen-Schwenningen die traditionelle Personalakte in Papierform gänzlich ab. Dies geschieht ohne Informationsverlust, was bedeutet, dass die Unterlagen betreffend die Personalakte weiterhin mit dem identischen Informationsgehalt geführt werden können wie bisher; nur eben digital.“
Das Pilotprojekt läuft seit 2018. Zunächst hatte ausschließlich die DHBW am Standort Lörrach den Auftrag mit der Software »DIPSY« die Personalakten in elektronische Personalakten zu überführen. Mitte 2019 wurde das Projekt auf den Standort Villingen-Schwenningen erweitert und stark vorangetrieben. „Es war ein straffer Zeitplan, den wir verfolgt haben“, sagte Andreas Heidinger, Verwaltungsdirektor der DHBW Villingen-Schwenningen in einem Gespräch. „142 Personalakten sind digitalisiert worden; das ist zunächst ein immenser Aufwand, der sich allerdings in den kommenden Jahren hinsichtlich der Pflege, Archivierung und betreffend die natürlichen und personellen Ressourcen auszahlen wird.“
„Die elektronische Personalakte bearbeiten und pflegen wir“, so Frau Zerbo „mit der vom Landesamt für Besoldung bereitgestellten Software »DIPSY«. Sogenannte »Aktenknoten« unterteilen und strukturieren die Akte. Die Unterteilung bietet einen zügigen Zugriff, beispielsweise auf Aktenknoten wie »Arbeitszeitmodelle«, »Mutterschutz«, »Nebentätigkeit«, »Urlaub« u.v.m. Jede Information, die aufgenommen wird, wird innerhalb des betreffenden Aktenknotens zudem weiter dem richtigen »Dokumententyp«, »Stichwort«, »Dokument« zugewiesen, sodass die rasche Bereitstellung von Informationen – beispielsweise eines gesuchten Dokuments – sowie die präzise Zuweisung neuer Informationen innerhalb der Akte effizient durchgeführt werden kann. Das Programm unterstützt uns auch bei der Umsetzung der Datenschutzrichtlinien. So werden beispielsweise Inhalte unter Einhaltung spezifischer Löschfristen, denen diese unterliegen, automatisch gelöscht.“