Erfolgreiche Einführung der Software BEE zur elektronischen Übermittlung der Abrechnungen von Lehraufträgen
Seit August 2019 ist die Software »BEE« aktiv, mit der es nun möglich ist, Abrechnungen von Lehraufträgen, Prüfungsvergütungen sowie Klausuraufsichten elektronisch ans Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zu übermitteln. Damit entfällt der bisherige Medienbruch über Formulare, die ausgedruckt, unterschrieben, gesiegelt, verschickt und beim LBV wieder elektronisch eingelesen werden mussten. Fehlerquellen werden reduziert und der Auszahlungsvorgang ist beschleunigt. Und: Abrechnungen, die bisher nur bis in die letzte Novemberwoche gebucht werden konnten, sind nun noch bis Anfang der zweiten Dezemberwoche ausbezahlt worden.
Die Studienakademie Villingen-Schwenningen war als Pilot seit August 2019 dabei. Die Bearbeiterinnen, Yvonne Spallek und Birgit Simon, haben gemeinsam mit Jens Krüger vom Corporate IT Service Center (CIS) einige Prozessoptimierungen vornehmen können, bevor im September die nächsten Studienakademien einstiegen. „Wir freuen uns sehr, dass nach den vielen Jahren, in denen ein solches System gewünscht und vorbereitet wurde, es nun nach relativ kurzem Vorlauf im CIS so gut funktioniert hat“, so Frau Simon.
Zum Hintergrund: »Projekt Z«
Im Zuge des »Projekt Z« der DHBW hatte das Präsidium einen »Zukunftsfonds für integrative Umsetzungskonzepte und -ideen« bereitgestellt. Die Projektgruppe »Kern- und Service-Funktionen Haushalt und Finanzen« stellte einen Antrag für ein automatisiertes Abrechnungstool der zahlreichen Lehrvergütungen an den Standorten.
Das Projekt verfolgte das Teilziel »Schnittstelle« zwischen dem Campusmanagementsystem DUALIS und der Personalverwaltungssoftware beim Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) zu lösen. Erklärtes Ziel war es, einen Teil des Prozesses durch eine technische Softwarelösung elektronisch zu bearbeiten. Ein schwindender Ressourcenverbrauch (Druck- und Personalkosten) bei der internen Bearbeitung der Lehrvergütungsabrechnungen sowie eine deutlich verkürzte Bearbeitungszeit mit dem Resultat der beschleunigten Auszahlung der Lehrvergütung wurden forciert. Ermöglicht werden sollte dies durch die direkte Weitergabe der Daten aus DUALIS an das LBV. Während der Projektentwicklung stand die DHBW Villingen-Schwenningen als Ansprechpartnerin zur Verfügung. So lag es nahe, dass sie sich als Pilot-Userin bereit erklärte, die Umsetzung ab 1. August 2019 weiter mitzugestalten und das neue System einführte.
Standortübergreifend wird die Software voraussichtlich im Jahr 2020 an allen Studienakademien eingeführt sein.